皆さんこんにちは。

所長室の山中です♪

今日は久しぶりに【組織活性化ネタです♪】
内容は⇒「鶴田式カイゼンの取り組み」についてです。

私自信の実体験として、
この手の話は、ネットで調べれば色々と出てくるのですが、
実際に仕組みを導入しようとすると
結局具体的にどうしたらいいの？
となりがちです。

特にスタッフさんの数が多い場合は、なおさら。

というわけで、
今日は「少し頑張れば♪明日から実行できる」ということをテーマに
詳しくご紹介できればと思います。

※現在鶴田会計の人数が50名弱で、
　今のところ問題なく運用できていますので、
　50名まででしたら対応可能です。

鶴田式カイゼンの取り組み「社内問題点改善」とは

鶴田会計では、月に一度
社内の仕組みやルールについて
「こうしたらもっと効率的」
「こうしたらもっと嬉しい」
「こうしたらもっと・・」
といった改善提案を全社員から募集しています。

提案のあがった内容は、
リーダー会議で審議された結果、
「必要であり、実現可能」と判断されれば、
「採用」又は、「一部採用」となり、
スタッフの提案を経営に反映しています。

鶴田式カイゼン　具体的な実施方法

では超超具体的な実施方法について、
ご説明していきたいと思います。
※使用ツールについては、次項で少しご説明しますが、
　現在使用中のツールがあればそちらでもOKです♪

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
【大まかな流れ】
①事前準備
②毎月25日総務より全スタッフへタスクだし
③リーダーメンバーへ共有し、会議前に意見をまとめる
④会議で審議
⑤審議結果を社内リリース
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①事前準備

　共有ツールはグーグルのスプレッドシートを使用していますので、
　まずは入力フォームを作成します。
　月に1度ですので、月毎にシートを作成します。
　
　

　≪POINT≫
　費用の掛かる提案については、別で稟議書を記載してください。
　とお願いしています。理由は、購入の提案の場合、この表の中では、
　必要性の判断が難しく、確認するのに時間がとられるためです。

 

②毎月25日総務より全スタッフへタスクを出す

 

　スタッフには「スタッフ記載欄」を記入してもらいます。
　毎月25日に、他の月報等の月末提出書類と一緒に、「チャットワーク」
　というクラウドチャットツールを使用して、全スタッフへ「タスク」を出します。

 

③リーダーメンバーへ共有し、会議前に意見をまとめる

 

　その後、そのままの内容でゼロから会議で話し合っていたら
　「あーでもない」
　「こーでもない」
　と重要度の低い内容であっても、
　相当な時間がかかってしまうことがあります。
　そうならないために、事前にたたき台まで作成し、
　リーダーメンバー全員の意見を収集しておきます。

　◆全員一致で賛成　⇒　そのまま可決
　◆上記以外の場合　⇒　審議

　≪POINT≫
　・この際、提案のレベルが「たたき台レベル」でない場合や、
　　論点が多いものについては、総務の方で、あらかじめ「論点の整理」と
　　「たたき台」の作成、そして必要に応じて提案者へのヒヤリングを行います。
　　※提案者へのヒヤリングは、時間がかかる為、
　　　「提案の仕方」を育成しておくことが必要です。

 

④会議で審議

 

　≪POINT≫
　審議する時間をかならず決めておきます。
　そして時間内に結論が出ない場合は、所長が決済します。

 

⑤審議結果を社内リリース

 

　　審議で決まった内容を社内リリースします。

クラウドツールについて  

◆チャットワーク◆

使用しているツールはチャットワークです。
鶴田会計ではチャットワークが無くなったら
機能停止な程お世話になっています。
⇒http://www.chatwork.com/ja/
※鶴田会計には一切マージンは入らないです笑
※無料枠あり

鶴田会計では自動配信で全スタッフにタスクが出されるように設定しますが、
こちらは追加料金必要です。

 

◆グーグルスプレッドシート◆

Googleスプレッドシート
エクセルの今一つ惜しいところを
すべて解消してくれる夢のようなGoogle先生の機能です♪
(関数とアウトプット機能ではエクセルに勝るものはありませんが。。。)
エクセルのクラウド版という感じ。
情報の共有を行う際には大変便利です。
⇒https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
※こちらもマージンなし笑
※無料で使用可能

最後に

「少し頑張れば♪明日から実行できる！「組織活性化」」
第一段は「社内問題点改善提案」でした。
ただ、これ自体も日々改善。。。

今日ご紹介したのは、最新の実施方法です。

しかし、これも日々改善されていきますので、
機会があれば、随時ご案内できればと思います。
逆に「これってどう仕組みにしてる？」
というご質問も募集中です♪

私の専門外のことであっても、
各種仕組みつくりの専門家から
コラムやメールマガジンにて回答させていただきます♪

逆に私の方からご質問をさせていただくかもしれないので、
色々教えていただけると嬉しいです(*^_^*)