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2018/03/03テレビ会議の勧め(企業の約半数が導入)

皆様、こんにちは。鶴田会計の森です。

 

3月に入り、弊社のお客様は確定申告の結果が気になる頃かと思います。また、弊社の職員は繁忙期真っただ中です。

私は実施業務の性質上、繁忙期とは違うのですが、他の職員に恨まれたくないので、繁忙期の顔つきをして、日々過ごしています。

 

本日は皆様にテレビ会議をお勧めしたいと考えています。

独立行政法人労働政策研究・研修機構が役半年前に実施した調査によると、約半数(46.8%)の企業がテレビ会議を導入しているそうです。

従業員規模別では、99人以下の会社での導入割合は23%、100-299人以下では同37%となっており、従業規模が大きくなるに従い、導入割合が高くなっています。(1,000人以上では75%)

 

用途は下記のとおりです。

①本社・支店・営業所時間等の会議(テレビ会議を導入している企業のうち79%が当該用途で使用)

②定例会議や個別テーマでの会議(同76%)

③従業員同士の打ち合わせ(同44%)

④セミナー・研修(同30%)

なお、取引先など社外との会議目的での導入は22%の割合となっています。

 

実施した企業が感じた効果は下記のとおりです。

①移動時間の短縮・効率化(用途と同様、同87%)

②移動交通費の減少(同80%)

③出張数の減少(同65%)

④業務の効率・生産性の向上(同65%)

 

ちなみに弊社での現状は以下のとおりです。

―(用途①、②に該当)岡崎事務所があるため、毎朝の朝礼(15分程度)、週1回の会議(1-2時間程度)は、岡崎とテレビ会議で繋いで実施

 ただし、月1回の会議(半日から1日)は、懇親会が行われる場合があるため、本社集合

―『ハングアウト』というアプリを使用

    https://hangouts.google.com/

↓弊社のセミナールームでは、下の写真の感じで岡崎事務所とつなげています。テレビの上に小さくカメラがのっているのが見えるかと思いますが、これで本社の様子を岡崎に見えるようにしています。

IMG_3570

―(用途③に該当)本社と岡崎事務所との職員間の打ち合わせがある場合もハングアウトを使用

お客様とのやりとりについては、ほとんど導入していないのが実情ですが、お客様との打ち合わせや会議についても、導入に抵抗ないお客様については、業務効率化や生産性向上の観点から、テレビ会議も面談や打ち合わせの手段として考えていきましょう、という流れになっています。

 

実際、私もお客様とテレビ会議を行ったことはなかったのですが、私がお客の立場で、相手の方(テレワークを実施)とテレビ会議を行うことがありました。その時は、『appear in』というソフトを使用しました。

 https://appear.in/

↑上記に好きな名前をうちこんで、相手にそのアドレスを教えるだけで、いきなりテレビ会議が始まります。

 登録も不要で不気味なぐらい早いです。

 ファイルも共有でき、自分が見ているファイルを相手も同時に見る、どの箇所を見てるかもポインタで共有することができます。

 

使用ソフトはともかく、感じたことは以下のとおりです。

①お客様との打ち合わせは実際に顔をあわせないと、という思いが少なからずあったのですが、実際、相手の方とも初対面で、テレビ会議で打ち合わせを済まして今でも実際にお会いしていないのですが、何の違和感もありませんでした。(外部の方との会議でも心理的な距離感を感じることはない)

②相手の方は東京だったので、どちらが会いに行くにせよ、移動時間が短縮でき、また疲労感も少なく、こちら又は相手の方は、移動時間を当該業務や他の業務に投下することが可能。(電車に乗っている時間はともかく、歩く時間は他の時間へ振替可能ですし、間違いなく生産性や効率性アップに寄与)

 

現在、テレビ会議を利用していない方は、一度導入を検討してはいかがでしょうか?

①支店や営業所がある方は、社内会議でテレビ会議の導入を検討してはいかがでしょうか?

 パソコンとインターネット環境が整っていれば容易く導入可能です。

②お客様との打ち合わせが発生する業種の会社様は、特に導入に比較的抵抗が少ないと思われる新規のお客様について

 ぜひ導入をすすめてみてください。すすめられた側も、最初に導入を勧められれば、そんなもんかという認識になる可能性が高いです。

 

 

最後に

このコラムをご覧になられている弊社のお客様もぜひ、弊社との打ち合わせにおいても、テレビ会議の導入等をお試しください。

導入=時間の短縮=報酬削減という考えになられると困りますが・・・

時間の短縮した分、弊社の職員が、お客様にとって、より生産性の高い行動(お客様の売アップや将来のことを考える時間)に振り向けてくれると期待していただければ幸いです。