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2017/01/30

鶴田式 IT活用方法

鶴田式 IT活用方法

皆さまこんにちは。
所長室の木村です!

前回、所長室の先輩、山中さんが「鶴田式カイゼンの取り組み」
という記事を書いていましたので、
対抗して「鶴田式 IT活用方法」という記事を書いてみます!(笑)

鶴田会計では毎年IT化が少しずつ進んでいます。

特にメイン業務(税務)以外の、庶務諸々に関してはIT化を積極的に進めています★
IT化を進めることでこんな良いことがあるんですよ!

その1)かかる工数も負担も削減できる
その2)管理体制が強化される

ITは賢く使うことで、管理側(総務)も使用側も(社員)も、
無駄な負荷もストレスもなく、スマートに庶務を進めることができます。

実際IT化を進める前に比べて、だいぶ業務効率がUPしたように感じるこの頃。
IT化といっても簡単な工程ですので、社員も本業に専念できるということで
IT化の導入に協力的だったように思います。

ということで、本日は鶴田会計で取り入れている、
IT化の成功事例を一つをご紹介できればと思います。

——————————————————————

皆さまの会社でもこんなことありませんか?

・開業祝などお客様に届けるお花を発注したい
・電報や弔電を発注したい
・名刺が不足してきたから発注したい
・社用車の予約が埋まっているからレンタカーを予約したい

等々、上記の例以外にも、何らかの予約や発注等を総務へ依頼することがあるかと思います。
鶴田会計では、様々なトラブルや手間を省くために、次のようなやり方を取り入れています。

簡単3STEP!

STEP1)社員はGoogleフォームを利用した、発注フォームより必要事項を入力&送信!

無題

STEP2)送信がされると、総務(指定したアドレス)にメールで自動通知が届きます。

STEP3)同時にGoogleスプレッドシートに自動で履歴が残ります。
     総務はメールを確認後、スプレッドシートを確認し、予約・発注を行い「済」と記載します。
無題2

補足)こんな感じに、予約・発注フォームと、履歴を一つの場所にまとめておくと
    さらに便利です!

無題3

いかがでしょうか!

しかも、Googleフォームやスプレッドシートは
外出先から携帯でも使用可能!
移動中やちょっとした空いた時間に、庶務を片づけてしまうことができます。
便利ですよね~

また、口頭で総務に依頼した場合、またはメールで依頼した場合に起こりうる
こんな事例も、見事に解消ー!

①あれ、発注の依頼したっけ・・・?
 (確認するのに、お互い手間がかかってしまいますよね。)

【解決】自動でスプレッドシートに履歴が残るから、フィルターや検索をかけて一発ヒット!

②発注の依頼をしたあの件って今どうなってるんだ・・・?
 (総務に口頭確認は場合によっては面倒ですし、
 メールで確認の場合、すぐに知りたいのに返信待ち・・・なんて状況に)

【解決】履歴(スプレッドシート)を開くだけで、
   ・自分が発注申請をきちんとできているか
   ・総務で発注の手続きが完了しているか 
    の確認が自席でも外出先でも簡単に可能!

③発注依頼を受けたけど、全然必要情報が足りない・・・!!!
 (何度もやりとりすることに。)

【解決】発注フォームに指定した内容を入力してもらうので
    情報が不足している、なんてことは起こり得ません。
    やりとりは不要!指示に従って入力するだけで完了です!

等、ちょっとした面倒を解決することができます。
ちょっとした面倒も、積もれば大きな負担になりますよね。

鶴田会計では、このような感じでIT化を進めています!
IT化のポイントは
・使用する人がいかに簡単に使用できるか
・管理する人がいかに余分な手間をかけず管理できるか
を考えながらIT化の仕組みを作ることだと思います★

ちなみにGoogleフォーム、Googleスプレッドシートは
ともに無料で使用できますので、今回ご紹介した簡単3STEPも
ぜひ何かに応用してみていただけますと幸いです!

以上、鶴田式IT活用方法のご紹介でした!

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