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2018/11/21所長室の陰謀

おはようございます!
鶴田会計 所長室の大東です。

今期、新しい組織体制に入り
各課ごとの活動が活発になってきたと共に、
課を越えたプロジェクトが発足するなど、
タテにもヨコにも組織が拡充して参りました。

組織が成長すると
それを支えるバックオフィスも成長しなくてはなりません…

鶴田会計のバックオフィスは
経営管理室と所長室の2つに分かれます。

そこで本日は私が所属している所長室について
少しご紹介します。


9月末頃にパートの社本さんが入社され、
所長室は室長の山中さん、大東の3人になりました。


人数が増える事はとても喜ばしい事!
ですが、直接売上を上げる事のできない所長室 。

今以上のコストダウンと
スタッフの働きやすい会社にしなくてはなりません。

 

まずは所長室内の整備!!
業務量や負担のバランスの見直しをしなくては!!

ということで、
9月末頃から総務業務の新しいTODO表を作成しております 。


所長室の業務は、業務内容が幅広く、
時期によって内容や頻度も変わってきてしまうので、
属人化しやすい傾向があります。

この状態が長く続くと、誰がどのような業務をしているのか
不透明になってしまい担当者の引き継ぎの際に抜け漏れが生じる、
人によって業務量・難易度に偏りが生じるなど、
会社に悪影響を及ぼしかねません… 

 

実際に、各々が作成したマニュアルが点在しており、
ファイル様式も保存場所もバラバラ。
探す手間が増えている!!


作成したマニュアルも経験上、
「これは〇〇だから△△だろう」という
暗黙のルールのような、私の常識で作成するため
引き継ぎ時に上手く伝わらな〜い!!


また、マニュアルは当時にとってベストのもの。
現在もベストとは限らないため
常にアップデートし続けなくてはならないのですが、
通常業務に追われ後回し。
にしたところ、問題発生〜 なんてことも!!

 

いろいろ改善の余地はありますね!
"脱属人化・効率化"を目指し絶賛活動中です!

今期中には所長室内の整備を終えます!(下半期の目標)

さらなるIT化、
フリーアドレス化 等々やりたい事はたくさん!

 

今後の鶴田会計、
バックオフィスの活躍も是非ご期待ください 😉 ♪笑