2015/10/28
♪問題解決の秋♪
皆様こんにちは！
所長室の山中です。
随分秋を感じられる気候になってきましたね(^_^)
秋といえば・・
「食欲の秋」
「読書の秋」
皆様はどんな秋をお過ごしでしょうか。
鶴田会計では「問題解決の秋！」ということで、
夏から秋にかけては会社の多様な問題・課題解決のために、
様々な取り組みがスタートします。
というのも、会計事務所では冬から春にかけては、
年末調整、法定調書、確定申告と続く繁忙期に入るため、
夏から秋にかけての期間に、 内部のメンテナンス業務が行われます。
そんな問題解決の一環として、
１１月から導入していく新しい仕組みについてご紹介したいと思います！
これまで鶴田会計では下記のような問題がありました。
・PCの不具合が起こった時に、 メールがネックでPCの入れ替えをスムーズにできない
・エクセルで作成している業務進捗表等の共有データを同時編集できない
(正確にはエクセルでも同時編集はできますが、できる動作に制限がある)
・データ量が増加しローカルの保存領域管理が煩雑になっている
・人数の増加により、ちょっとした確認も全体でやろうとすると かなりの時間がかかる
皆様の会社ではいかがでしょうか。
中小企業では、業務が複雑化し、
IT専任者を置いてほしい要望がある一方、
中々コスト面で現実的ではないので、
実際は会社の中でそこそこ詳しい人が 本業の合間を縫って、
間接業務として行っているのがほとんどなのかな、と思います。
弊社も例外ではなく、
一応総務の私がIT全般に関して管理していますが、
そんな私は入社のときには
メールの送信方法もわからない程、 アナログな人間でした・・・(-.-)
(いまでは「そこそこレベル」にはなったと思いますが^_^;)
どちらにしても、手軽に素人でも管理できる ITツールを使用することで、
コスト的にも安く、効率化のためのITシステムを導入することが必要でした。
そこで、以前より気になっていたのが、 Googleが提供している、
クラウド型グループウエアであるGoogleApps！
https://www.google.com/intx/ja_jp/work/apps/business/
ITの専門家でなくても管理カスタマイズが可能です。
これを鶴田会計では、 11月より全社導入することにしました。
GoogleApps導入による効果
・メールはGmailに移行することにより、 PCに依存しない使用が可能に。
・マイクロソフトオフィスに代わる 資料作成ツールの使用により、
同時編集、編集履歴の管理、が可能に。
・クラウド上でデータ保存できるGoogleドライブの使用で、
ローカル管理からの脱却。
・フォーム機能をしようした、
社内申請書や、問い合わせフォーム、 アンケートなどを簡単に作成。
・他にも、、社内外の簡易サイトが容易に作成できる。
アカウントの一括管理等々、できることは様々。
どうなるか今からとっても楽しみです！
また使用してからの実際の活用についても、
共有させていただきたいと思います^_^
他にも鶴田会計では、
コミュニケーション手段としてチャットワークというシステムを使用しています。
こちらは使用し始めて3年程経ちますが、今ではなくてはならない存在です！
ちなみにチャットワークは、
フリープランもありますので、
よろしければ使ってみてくださいね(^_^)/
上記のことについて気になることがありましたら
担当スタッフまでお気軽に聞いてください♪
所長室 山中
